ビジネス英語電話の基本

ビジネス英語の業務において欠くことの出来ないビジネス英語での電話対応。あなたは知らない間にビジネス相手を不快な気持ちにさせていませんか。
ビジネス英語での電話は会社全体のイメージを左右する「声の顔」です。ビジネス相手からは見えなくても、ビジネス英語では言葉遣いや口調で話し手の態度は不思議と伝わるもの。ビジネス英語においては正しい姿勢と明確な発音で、さわやかに対応することがポイントです。

ビジネス英語での電話のかけ方
ビジネス英語で電話をかける前に、ビジネス相手の電話番号、所属、役職名、姓名を確認。用件と話す順序をメモにし、必要な資料があれば手元に置いておきます。
また、ビジネス相手の都合を考えて、出社前、昼食時、夜などの時間帯はできるだけ避けます。込み入った用件で電話が長くなりそうな時は、最初に「今、お時間をいただいてもよろしいでしょうか」と、あらかじめ了解をとります。
ビジネス相手宛に伝言を頼む場合は、ビジネス用件の復唱と取り次ぎの相手の名前も必ず確認しておきます。

ビジネス英語での電話の受け方
3回以内の呼び出し音で出るようにし、｢はい、○○社○○部でございます」と会社名・所属名を名乗ります。ビジネス英語で電話を取るのに時間がかかった場合は「お待たせいたしました」と一言添えます。
ビジネス相手の名前はしっかり確認します。
ビジネス相手が名乗らない場合は「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか」と言って確認します。
ビジネス英語電話を代理で受けた場合は、伝言の内容はもちろん、ビジネス英語で電話を受けた時刻、相手の社名・名前、電話番号などを必ずメモにして、直接本人に渡すこと。口頭で伝えるのは間違いのもとです。

上記は分かりやすく英語ではなく日本語にしていますが、実際の電話ではにはもちろん英語で。

ビジネス英語電話の受け方

ビジネスの場においての対応というのは必ず必要なビジネススキルになります。今は、多くの場合はビジネスではメールで済んでしまうことがありますが、100%メールで済むわけではありません。

ビジネス英語での電話対応　受け方
　受ける場合どのような手順になっているのか確認してみましょう。

重要なポイント
ビジネス英語 電話の受け方　1．挨拶
ビジネス英語 電話の受け方　2．用件を聞く
ビジネス英語 電話の受け方　3．担当者へ取り次ぐ
例　I will put you through.

ビジネス英語 電話の受け方　4．担当者不在の場合
ビジネス英語 電話の受け方　4-1．状況の説明
例　She/He is on another line, right now.
例　She/He is in the meeting.
例　She/He will be back in xx minutes (around xx o'clock).

ビジネス英語 電話の受け方　5．伝言を受ける
ビジネス英語 電話の受け方　5-1．氏名・社名・連絡先・用件をしっかりとメモ
例　May I have your name (company), again?
例　Could you spell your name, please?
例　Does she/he have your phone number?
例　Would you like to leave a message?

ビジネス 英語 電話の受け方　5．受話器を下ろす
例　Thank you for calling

ビジネス英語において受ける場合、上記のような手順になると思います。

ビジネス英語ではお電話を戴いた相手に余計な時間をとらせないよう、スムーズな対応を…とは言っても、
とっさに機転を利かせるのはなかなか難しいものです。
しかし、どんな場合にもビジネスでは会社の代表として丁寧に応対できるよう、ビジネスでの対処の仕方を学んでおきましょう。

ビジネス英語での電話対応　掛け方（アポイントの取り方）

ビジネス英語での電話は顔のない声とコトバの会話です。そこにビジネス英語での電話のむつかしさと怖さがあります。ビジネス相手が目の前にいない為失礼なコトバ使いをしてしまう働きをもっています。私たちのビジネス英語の場から切りはなす事の出来ないビジネス英語での電話を使いこなすことは現在のビジネスに関係している人の必須の条件のひとつといえます。

ビジネス英語 電話でのアポイントの取り方　1．挨拶と電話先の確認（自分の身分を含めて）
ビジネス英語 電話でのアポイントの取り方　2．ビジネスの用件を伝える
ビジネス英語 電話でのアポイントの取り方　3．ビジネス相手がいない時の対応
ビジネス英語 電話でのアポイントの取り方　例3-1．伝言を伝える
ビジネス 英語 電話でのアポイントの取り方　4．目的を伝え、ビジネスアポイントを取る。

ビジネス英語 電話でのアポイントの取り方　例
目的を伝える
I would like to meet you for explaining our new porduct.
I would like to discuss about our project plan.
など

日時の調整
Do you have time on next week?
When is the good time for you on Monday?

確認
I will see you on Monday at three o'clock .


ビジネス英語を活用してアポイントメントが取れるようになりましたね。


ビジネスで国際電話を使う機会が多い人に朗報

NTTドコモ グループ9社は、2007年2月8日、国際電話通話料および国際テレビ電話通信料が35％割引になる「WORLD CALL いっかつ割引」を、同年4月1日から提供すると発表した。

http://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20070208-00000032-inet-inet