ビジネス英語電話の基本

ビジネス英語の業務において欠くことの出来ないビジネス英語での電話対応。あなたは知らない間にビジネス相手を不快な気持ちにさせていませんか。
ビジネス英語での電話は会社全体のイメージを左右する「声の顔」です。ビジネス相手からは見えなくても、ビジネス英語では言葉遣いや口調で話し手の態度は不思議と伝わるもの。ビジネス英語においては正しい姿勢と明確な発音で、さわやかに対応することがポイントです。

ビジネス英語での電話のかけ方
ビジネス英語で電話をかける前に、ビジネス相手の電話番号、所属、役職名、姓名を確認。用件と話す順序をメモにし、必要な資料があれば手元に置いておきます。
また、ビジネス相手の都合を考えて、出社前、昼食時、夜などの時間帯はできるだけ避けます。込み入った用件で電話が長くなりそうな時は、最初に「今、お時間をいただいてもよろしいでしょうか」と、あらかじめ了解をとります。
ビジネス相手宛に伝言を頼む場合は、ビジネス用件の復唱と取り次ぎの相手の名前も必ず確認しておきます。

ビジネス英語での電話の受け方
3回以内の呼び出し音で出るようにし、｢はい、○○社○○部でございます」と会社名・所属名を名乗ります。ビジネス英語で電話を取るのに時間がかかった場合は「お待たせいたしました」と一言添えます。
ビジネス相手の名前はしっかり確認します。
ビジネス相手が名乗らない場合は「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか」と言って確認します。
ビジネス英語電話を代理で受けた場合は、伝言の内容はもちろん、ビジネス英語で電話を受けた時刻、相手の社名・名前、電話番号などを必ずメモにして、直接本人に渡すこと。口頭で伝えるのは間違いのもとです。

上記は分かりやすく英語ではなく日本語にしていますが、実際の電話ではにはもちろん英語で。